社会人になるとよく耳にする報連相という言葉。
『報告・連絡・相談』の略称で皆さんご存知だと思います。
上司・部下と円滑に仕事をする上で必須なコミュニケーションの手段であり、できるかできないかで仕事に大きな影響を与える重要な能力です。
一見簡単そうに見えますが苦手な人も多いと思います。
特に上司に報連相をする側の人は、
「今話しかけてもいいのかな」 「こんなしょうもないことで相談してもいいのかな」
話しかけるタイミングや相談する内容を気にしてしまう人もいれば、
「これはわざわざ報告しなくてもいいな」 「これぐらいのミスなら自分で何とかできる」
めんどくさかったり、怒られたくなくて疎かにしてしまう方もいます。
報連相を怠ったことでミスが発生すると、あとで上司に報連相ができていないと怒られてしまいますよね。
そこで今回は、報連相ができるようになるコツを紹介していきます。
報連相は『報告』を徹底しよう
報連相はどれも重要ですが、その中でも最も重要なのは報告です。
報告とは、「仕事の経過や結果を上司・部下に伝える」ことで報告をこまめにしないと周りの人間には伝わりません。
しっかりと報告をすることで上司は現状を把握することができ、必要があれば修正することもできます。
ぼくは銀行に入って上司に一番最初にこう言われました。
「ビジネスマナーに報連相ってあると思うけど、最初はうまくできないと思う。まずは報告を徹底してみよう。
どんな細かなことでもいいからこまめに報告してほしい。」
報告が早ければ早いほど上司にとってはありがたいし、些細なことでも報告があると次の指示につなげやすいです。
特に新入社員や若手の人ほど徹底する必要があります。
報告というのは冒頭でも言った通りコミュニケーションの手段の1つです。
報告がしっかりとできることで、上司からの信頼を得ることができます。
上司は部下に指示をするだけでなく、さらに上からの指示で自分の仕事も並行して行っています。
要するに板挟み状態なわけです。
いくら新入社員や若手といっても、仕事でミスをすれば上司の責任にもなります。
報告を怠ったことで後々になってミスが発覚し手遅れになった場合に責任をとるのはもちろん上司です。
もっと報告が早ければ対応できた、ここまで大事にならなかった、みたいな経験も
少なからずあると思います。
上司からすればミスしないことも大切ですが、ミスしたときにすぐに報告してもらうほうがよっぽど大切なんです。
新しい仕事や大きなプロジェクトを部下に任せたいときに、報告がしっかりできない人には任せたくはないですよね。
報告をしっかりすることは上司からの信頼につながります！
報告するときの4つのポイント
いくら報告が大切といっても、ただ報告すればいいってわけではありません。
これからポイントをいくつか紹介していきます。
1.悪いことほどすぐに報告する
ミスをしたときって何とかならないか試行錯誤したり、怒られないように言い訳を考えたりすると思います。
しかし、すぐに上司に報告しましょう。
余計な行動はすべて逆効果です。
仕事のミスは必ず修正しなくてはいけません。
もしそのミスでお客さんに謝罪しなくてはいけなくなったときに時間が空くほどこちらの責任は重くなります。
人間誰しもミスをすることは必ずあります。
悔やむより前にとりあえず報告しましょう。
2.結果から先に話す
もし説明が下手と言われたことがある人は結果から話していないことが多いです。
まず上司が一番最初に知りたいことは結果です。
「なぜそうなったのか」という過程や理由はあくまで補足情報です。
いきなり補足情報から説明されても何について言っているのかわからないですよね。
特に悪いことほど先に言い訳を言いたくなるものですが、これはかえってイライラさせる原因にしかならないです。
必ず結果から先に話す癖をつけましょう。
3.報告するタイミングを掴む
上司が忙しくしている姿を見ると話しかけていいのかなって思うときありますよね。
実は報告の中でも一番難しいのは、話しかけるタイミングです。
絶対に話しかけてはいけないときってあると思います。
例えば、銀行だと接客中やお金を数えているときは話しかけてはいけない暗黙のルールがあります。
ぼくは知らずに何度か怒られました。
あらかじめ上司に、話しかけてはいけないタイミングは聞いておけば回避できますよ。
4.簡潔に短くまとめる
報告は結果と要点を簡潔に説明するのが理想です。
お互い仕事に追われているはずなので手短なほうがいいですよね。
ダラダラと話してしまうと余計な情報が入っていたり、要点がわかりづらくなってしまいます。
言いたいことを簡潔にまとめられる能力は報告だけでなく、コミュニケーションをとるうえで非常に役に立つので意識してみましょう。
これで報告はバッチリなはずです。
報告はわかったけど連絡・相談はどうすればいいの？と思うかと思いますが
意識しなくてはいけないポイントは基本的に同じです。
報告をしっかりすることができれば自然と連絡・相談もできるようになってくるので、まずは報告をマスターできるように意識してみましょう。
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